Wat maatwerk software kost, hangt vooral af van hoe groot je het maakt. Bij traditionele softwarebureaus begint een project meestal rond de € 5.000 en lopen grotere systemen op tot tienduizenden euro's. Een kleine, afgebakende tool die één concreet probleem oplost, zoals een klantportaal, een planningsoverzicht of een rekentool, kan veel goedkoper. Bij ons begint zo'n eerste versie vanaf € 200.
Het verschil zit in de aanpak. Vroeger begon maatwerk met een dik pakket eisen en maanden bouwen. Tegenwoordig kun je met moderne bouwstenen en AI-hulpmiddelen veel sneller een werkende eerste versie neerzetten, die je daarna in kleine stappen uitbreidt.
Waar bestaan de kosten van maatwerk software uit?
- Uitzoeken en ontwerpen. Wat moet de software precies doen, voor wie en hoe ziet het eruit? Hoe duidelijker dit is, hoe goedkoper de rest.
- Bouwen. Het grootste deel van de kosten. Elk scherm, elke berekening en elke koppeling kost tijd.
- Koppelingen. Moet de software praten met je boekhouding, CRM of webshop, dan komt daar werk bij.
- Testen en livegang. Zorgen dat alles werkt, ook als een gebruiker iets onverwachts doet.
- Hosting, onderhoud en doorontwikkeling. Doorlopende kosten die je niet moet vergeten.
In Nederland liggen uurtarieven van ontwikkelaars ruwweg tussen de € 75 en € 150. Een project van honderd uur kost dan al snel € 10.000. Daarom loont het om scherp te kiezen wat er in de eerste versie moet en wat later kan.
Wat kost maatwerk software in de praktijk?
| Soort software | Voorbeeld | Gangbaar in de markt | Bij Kantoorpiloot |
|---|---|---|---|
| Kleine tool | Rekentool, invulformulier met dashboard | € 3.000 tot € 8.000 | vanaf € 200 |
| Klantportaal of interne app | Klanten zien status, documenten en facturen | € 8.000 tot € 25.000 | eerste versie vanaf € 200, daarna in stappen |
| Groter systeem | Planning, voorraad en facturatie in één | € 25.000 tot € 100.000 | in fases, prijs vooraf per fase |
Waarom kan het bij ons voor minder? We houden de eerste versie bewust klein, bouwen met beproefde bouwstenen in plaats van alles vanaf nul, en gebruiken AI-hulpmiddelen om sneller te ontwikkelen. Je krijgt een vaste prijs vooraf, dus geen uren die uitlopen. Meer over hoe dat werkt lees je bij maatwerk software en een webapplicatie laten maken.
Welke kosten worden vaak vergeten?
De bouwprijs is maar een deel van het verhaal. Software moet ergens draaien, moet veilig blijven en moet mee als je bedrijf verandert. Vraag daarom altijd naar de doorlopende kosten.
| Doorlopende kosten | Wat het is | Indicatie |
|---|---|---|
| Hosting | De server of cloud waar de software op draait | van een paar tientjes tot een paar honderd euro per maand |
| Onderhoud | Updates, beveiliging, kleine fixes | bij ons vanaf € 50 per maand |
| Doorontwikkeling | Nieuwe functies en aanpassingen | per wens, met een prijs vooraf |
| Licenties en diensten | Bijvoorbeeld mail, sms of AI-gebruik | afhankelijk van gebruik |
Maatwerk of standaard software?
Maatwerk is niet altijd de beste keuze. Bestaat er een standaardpakket dat negentig procent doet van wat je nodig hebt, dan is dat bijna altijd goedkoper en sneller. Maatwerk loont als je werkwijze echt anders is dan die van je concurrenten, als je anders een stapel losse pakketten aan elkaar moet knopen, of als de abonnementskosten van standaardsoftware met veel gebruikers hoog oplopen.
Soms is de beste oplossing een tussenvorm: je houdt je standaardpakketten en laat er een koppeling of klein stukje maatwerk omheen bouwen. Dat is vaak de goedkoopste manier om je processen te laten aansluiten, zie API koppeling laten maken.
Rekenvoorbeeld: wanneer verdien je het terug?
Stel: je team besteedt samen vijf uur per week aan het bijhouden van een planning in Excel en het beantwoorden van vragen van klanten over de status van hun opdracht. Een eenvoudig klantportaal waarin klanten zelf de status zien, neemt daar een groot deel van weg. Win je vier uur per week terug tegen € 45 per uur, dan is dat bijna € 800 per maand. Een eerste versie vanaf € 200 verdien je dan binnen een paar weken terug.
vanaf € 200
eerste versie, vaste prijs
2 tot 6 weken
tot een werkende eerste versie
vanaf € 50
onderhoud per maand
Zo houd je de kosten laag
- Beschrijf het probleem, niet de oplossing. Vertel wat er misgaat en wat het kost.
- Kies voor de eerste versie alleen wat nodig is om dat probleem op te lossen.
- Vraag om een vaste prijs vooraf in plaats van nacalculatie.
- Gebruik de eerste versie een paar weken voordat je uitbreidt.
- Spreek af wie eigenaar is van de code en wat onderhoud kost.