Je telefoon automatisch beantwoorden kan op drie manieren: met een keuzemenu en voicemail, met een belservice waar mensen voor je opnemen, of met een AI-receptionist die het gesprek zelf voert. Die laatste neemt elke oproep direct aan, ook 's avonds en tijdens drukte, beantwoordt vaste vragen en zet afspraken of terugbelverzoeken voor je klaar.
Voor veel MKB-bedrijven is de telefoon nog steeds het belangrijkste kanaal voor nieuwe klanten. Een installateur op een dak, een kapper met een klant in de stoel of een makelaar bij een bezichtiging kan niet opnemen. En wie niet wordt opgenomen, spreekt lang niet altijd een bericht in. Die belt gewoon de volgende in Google.
Welke opties heb je om de telefoon automatisch te beantwoorden?
| Optie | Hoe het werkt | Voordeel | Nadeel |
|---|---|---|---|
| Keuzemenu en voicemail | Beller kiest een optie of spreekt een bericht in | Goedkoop, vaak al in je telefonie | Veel bellers haken af |
| Belservice (mensen) | Een telefonist neemt op in jouw naam | Persoonlijk | Kosten per gesprek, beperkte kennis van jouw bedrijf |
| AI-receptionist | Een AI-stem voert het gesprek en kent jouw informatie | Altijd bereikbaar, vaste kosten, kan afspraken plannen | Moet goed worden ingericht |
Een keuzemenu is prima als je weinig belt en bellers vooral moeten worden doorverbonden. Een belservice werkt goed als je een menselijke stem belangrijk vindt en het aantal gesprekken laag is. Een AI-receptionist wordt interessant zodra je regelmatig oproepen mist, veel dezelfde vragen krijgt of buiten kantoortijd bereikbaar wilt zijn.
Hoe werkt een AI-receptionist?
- 1
De oproep wordt doorgeschakeld
Neem je niet op binnen een paar keer overgaan, of is het buiten kantoortijd, dan schakelt je nummer door naar de AI-receptionist. Je houdt gewoon je eigen nummer.
- 2
De AI voert het gesprek
Met een natuurlijke stem, in het Nederlands. Hij kent je openingstijden, diensten, prijzen en veelgestelde vragen, en vraagt door waar nodig.
- 3
Vaste vragen worden direct beantwoord
Openingstijden, werkgebied, of je een bepaald merk ondersteunt, wat een intake kost. De beller is meteen geholpen.
- 4
Afspraak of terugbelverzoek
De AI plant een afspraak in je agenda of noteert naam, nummer en vraag. Spoed kan direct naar jouw mobiel.
- 5
Jij krijgt een samenvatting
Per gesprek een korte samenvatting via mail, WhatsApp of in je CRM, zodat je weet wie er belde en wat er nodig is.
Voor welke bedrijven loont het?
- Vakmensen op locatie, zoals installateurs, loodgieters en schilders, die overdag niet kunnen opnemen.
- Praktijken en salons met veel afspraken en verzetverzoeken.
- Dienstverleners die veel dezelfde vragen krijgen over prijzen, werkwijze of beschikbaarheid.
- Bedrijven met piekdrukte, bijvoorbeeld op maandagochtend of na een advertentie.
Zo pakken wij het aan: eerst zetten we op een rij welke vragen je aan de telefoon krijgt en wat er met elk soort oproep moet gebeuren. Daarna richten we de receptionist in met jouw informatie en testen we hem met echte voorbeeldgesprekken voordat hij live gaat. Meer over de techniek lees je bij de AI-receptionist en de AI-voicebot.
Wat kost een AI-receptionist?
Bij ons kost het inrichten van een AI-receptionist, inclusief koppeling met je agenda en meldingen, een vaste prijs vanaf € 200. Daarna betaal je onderhoud vanaf € 50 per maand. Daarbovenop komen de gesprekskosten van de spraaktechniek en het telefoonnummer, die afhangen van hoeveel er gebeld wordt. Voor een gemiddeld MKB-bedrijf zijn dat meestal tientjes per maand, geen honderden.
Vergelijk dat met wat een gemiste klant kost. Levert een gemiddelde opdracht je een paar honderd euro op en mis je per week een paar oproepen van nieuwe klanten, dan heb je de investering snel terugverdiend.
24/7
bereikbaar, ook tijdens drukte
vanaf € 200
eenmalig inrichten
vanaf € 50
onderhoud per maand
Waar moet je op letten?
Begin met een duidelijke afbakening. Laat de AI vaste vragen beantwoorden, afspraken plannen en terugbelverzoeken noteren, maar geen prijsafspraken maken of klachten afhandelen. Zorg dat spoed altijd bij een mens terechtkomt. Kies een oplossing die gesprekken in Europa verwerkt en waarbij je zelf bepaalt wat er wordt bewaard, want ook telefoongesprekken vallen onder de AVG.
Wil je eerst zien hoe goed AI jouw klantvragen beantwoordt? Probeer het uit met de gratis chatbot-demo op je eigen website. Dezelfde kennis kan later ook aan de telefoon worden gebruikt.